Nationalt udbud på it-system til risk management, m.m.

Opgavebeskrivelse
Holbæk Kommune søger et it-system til understøttelse af indsatsen på risk management og forsikringsområdet. Holbæk Kommune har besluttet sig for at afholde licitation.

Holbæk Kommune har som overordnet mål at sikre størst mulig sikkerhed for borgere, brugere og ansatte i kommunen. Samtidig er det en målsætning af kommunen til enhver tid skal vælge den mest fordelagtige økonomiske forsikringsløsning.

Tildelingskriterier       

• Vurdering af det tilbudte systems funktioner, samt integrations- og kursusmuligheder. – 50%
• Service- og supportfunktion – 25%
• Pris – 25%

Kravspecifikation

Et it-system til understøttelse af ovenstående indsats skal rumme funktionalitet som kobler elementerne risikostyring, skaderegistrering og forsikring sammen, således at kommunen opnår den fulde udnyttelse af data, og får dokumentation for kommunens indsats på tværs af de 3 områder. 

Risikostyringsdelen skal give kommunen adgang til at opbygge risikomodeller på udvalgte områder, således at risikokoordinatoren i sin ledelsesrapportering kan anskueliggøre hvilke områder, som skal prioriteres i den økonomiske planlægning. Samtidig skal risikostyringsdelen rumme mulighed for opsætning af dynamiske forhold, således at kommunen kan sikres en tilbagemelding på f.eks. de løbende brandtilsyn.

Skadedelen skal rumme et totalt skadeadministrationssystem, således at kommunen har mulighed for en effektiv indsats over for gentagende hændelser. Samtidig skal denne del af systemet give kommunens ledelse information om den løbende erstatningshensættelse samt udbetalinger.

Forsikringsdelen skal rumme mulighed for styring af fællespolicer samt opstilling af egne tariffer, og som følge deraf kunne udtrække præmieallokeringer, der kan bruges til fordeling af kommunens udgifter til fællespolicer.

It-værktøjet skal kunne afspejle kommunens virksomhedsstruktur fordelt på afdeling, institutioner og adresser. Samtidig skal it-systemet kunne give selvsamme enheder adgang til en række faciliteter online, således at de i større omfang kan inddrages i driften og vedligeholdelsen af kommunens data. Samme værktøj skal kunne bruges til kommunikation til enhederne.

It-systemet skal kunne tilbydes som stand-alone, dvs. ikke være bundet op på en sideløbende konsulentaftale.

It-systemet skal være et gennemarbejdet og gennemprøvet system.

Sproget, der benyttes i it-systemet, skal være dansk.

Eksterne brugere, herunder samarbejdspartnere/leverandører, skal kunne være med til at vedligeholde data i systemet.

Kontaktperson
Risikokoordinator Chalina Lykke Thorup – e-mail: clt@holb.dk

Spørgsmål til udbudsmaterialet skal sendes til Chalina Lykke Thorup – clt@holb.dk. Spørgsmål og svar vil blive anonymiseret og lagt på Holbæk Kommunes hjemmeside.

Tilbudsfrist

Tilbud skal være afleveret elektronisk til Chalina Lykke Thorup – clt@holb.dk senest:

 16. august 2010 kl. 10.00

• Have mulighed for at deltage i designet af den overordnede organisationsstruktur, hvorunder data samles.
• Have mulighed for at tilrette dataskabeloner, mv., hvis behovet opstår.